Politikken er sidst ændret d. 25. maj 2021

1.       Information om behandling af personoplysninger

1.1   Rangstrup Forsamlingshus er efter persondataloven forpligtet til at orientere dig om vores anvendelse af dine personoplysninger. Personoplysninger er alle informationer, der direkte eller indirekte kan kobles sammen med en person. Vi behandler personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer, hjælpere, medlemmer og lejere, og det er omfattet af databeskyttelsesreglerne. ”Behandling” af personoplysninger dækker over enhver aktivitet, som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, organisering, opbevaring eller brug. Vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, hvor vi kort beskriver hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Nedenfor kan du se hvilke typer af personoplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger og behandler dem i forskellige sammenhænge.

1.2    Forsamlingshuset indsamler en række oplysninger, når du bliver medlem, vælges til bestyrelsen eller melder dig som hjælper. Det drejer sig om navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, evt. tillidspost eller funktion i forsamlingshuset samt kontonummer ifm eventuel leje – oplysninger, der af Datatilsynet er klassificeret som ikke-følsomme personoplysninger. Dette kan ske uden samtykke, jf. pkt. 5.1

1.3    Forsamlingshuset indsamler ikke oplysninger, der af Datatilsynet klassificeres som følsomme personoplysninger.

1.4    Forsamlingshusets hjemmeside anvender ikke cookies, og indsamler således ikke oplysninger om, hvem der har besøgt hjemmesiden.
 

2.       Kontaktoplysninger for dataansvarlig

2.1     Rangstrup Forsamlingshus er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
          
           Kontaktoplysninger for den dataansvarlige:
 
           Birgitte Amstrup Gram (kasserer i Rangstrup Forsamlingshus)
           CVR: 11 57 38 43
           Telefonnr.: 29 27 86 36
           Email: kontakt@rangstrupforsamlingshus.dk
           Website: https://www.rangstrupforsamlingshus.dk
 

3.       Behandling af personoplysninger

3.1    Vi behandler personoplysninger på følgende personer:

  • Medlemmer af Rangstrup Forsamlingshus bestyrelse, herunder suppleant(er)
  • Medlemmer af Rangstrup Forsamlingshus
  • Registrerede hjælpere i forsamlingshuset
     

3.1.1   For medlemmer af Rangstrup Forsamlingshus bestyrelse, herunder suppleant(er), registreres følgende oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • Tillidspost i bestyrelsen


3.1.2   For hjælpere i forsamlingshuset registreres følgende oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse (hvis oplyst)
  • Evt. funktion i forsamlingshuset


3.1.3   For medlemmer i Rangstrup Forsamlingshus registreres følgende oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • E-mailadresse 
  • Telefonnummer
  • Evt dato samt omfang af lejemål
  • Kontonummer til returnering af depositum


4.         Her indsamler vi oplysninger fra

4.1      Rangstrup Forsamlingshus får normalt kun personoplysninger fra dig, når du melder dig ind som medlem, bliver valgt ind i bestyrelsen eller melder dig som hjælper. Forsamlingshuset indhenter ingen personoplysninger fra hverken myndigheder, firmaer eller private.


5.         Formål med behandling af dine personoplysninger

5.1       Fuldstændig anonymitet er ikke forenelig med en post som bestyrelsesmedlem eller suppleant i Rangstrup Forsamlingshus bestyrelse, som hjælper, eller som medlem af forsamlingshuset. Ved at lade dig vælge til bestyrelsen, at melde dig som hjælper eller at melde dig ind som medlem giver du samtykke til, at forsamlingshuset må indsamle dine personoplysninger. Vi behandler personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen) med henblik på at kunne drive forsamlingshuset bedst muligt.

5.2      Vi behandler personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, hjælpere og medlemmer i det omfang, at det er nødvendigt til de konkrete formål, og der er et lovligt grundlag herfor.

5.3      Vi behandler udelukkende almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, evt. tillidspost eller funktion samt evt. kontonummer refusion af depositum ifm leje af huset. Denne behandling sker, så vi kan forvalte forsamlingshuset, levere vores ydelser, fakturere samt leve op til krav om dokumentation for identitet.

5.4      Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
  • At du gennem en klart bekræftende handling (jf. pkt. 5.1) har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

5.5      Formålene med at behandle oplysninger om forsamlingshusets bestyrelse, hjælpere og medlemmer er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at kunne aftale møder, sende nyhedsbreve, fakturaer eller anden direkte kontakt
  • At vi kan drive forsamlingshusets aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At administrere din relation til forsamlingshuset
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
  • At vi har overblik over og kan holde styr på booking og udlejning
  • At kunne levere de ydelser du har bestilt
  • I tilfælde af nødvendighed at kunne dokumentere hvem der har benyttet forsamlingshuset på et givent tidspunkt, f.eks. vedr. forsikringsskade o. lign.


6.        Videregivelse af personoplysninger

6.1      Personoplysninger for medlemmer af Rangstrup Forsamlingshus bestyrelse skal videregives til CVR registeret. Disse oplysninger er offentligt tilgængelige på CVR registerets hjemmeside. Dette ligger udenfor Rangstrup Forsamlingshus dataansvar.

Bankforbindelser kan af hensyn til reglerne i hvidvaskloven kræve personoplysninger for personer, der indgår i bestyrelsen, og som har adgang til eller indsigt i foreningens bankkonti. Dette ligger ligeledes udenfor Rangstrup Forsamlingshus dataansvar.

Herudover videregives ingen oplysninger udenfor forsamlingshuset.


7.        Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

7.1      Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af en bestyrelse, som registreret hjælper eller som medlem af forsamlingshuset.

7.1.1  Opbevaring:

  • Rangstrup Forsamlingshus anvender dinero.dk til fakturering, kreditering, bogføring og opbevaring af bilag. Der er indgået Databehandleraftale med Dinero ApS.
  • Personoplysninger for medlemmer af Rangstrup Forsamlingshus bestyrelse offentliggøres på forsamlingshusets hjemmeside.
  • Personoplysninger for hjælpere er ikke offentligt tilgængelige. Personoplysningerne findes på bestyrelsesmedlemmernes kontaktliste.
  • Personoplysninger for medlemmer er ikke offentligt tilgængelige. Personoplysningerne findes i et kartotek, der vedligeholdes og ajourføres af Rangstrup Forsamlingshus’ kasserer.
  • Personoplysninger i forbindelse med udlejning af forsamlingshuset er ikke offentligt tilgængelige. Oplysningerne noteres i en papirkalender (årskalender) ved booking samt på en online kalender, der kun kan tilgås af forsamlingshusets bestyrelse.

7.1.2  Sletning:

  • Som afgående bestyrelsesmedlem slettes du fra listen over bestyrelsesmedlemmer straks efter at du er trådt ud. Som forhenværende foreningsansvarlig kan dit navn (men ikke adresse, telefonnummer eller e-mailadresse) dog fortsat fremgå af mødereferater. Disse opbevares så længe de har historisk og statistisk værdi.
  • Som hjælper slettes du straks fra listen over hjælpere, når du ikke længere er registreret som hjælper i forsamlingshuset.
  • Som medlem slettes du straks fra kartoteket, når du ikke længere er registreret som medlem i forsamlingshuset.
  • Regnskabsmateriale skal gemmes i 5 år jf. lovgivningen og det er Dinero, der varetager opbavaringen, og der henvises til Databehandleraftalen.


8.        Rettigheder

8.1     Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik 
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

8.2    Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til den dataansvarlige. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger.
 

9.        Revision af privatlivspolitikken

9.1      Vi forbeholder os ret til at ændre privatlivspolitikken. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig her på siden.